SAP Destek Maliyeti Nasıl Düşürülebilir?

SAP ile iş süreçleri yönetimi, büyük işletmeler için vazgeçilmezdir. Ancak bu sistemleri yönetmek ve desteklemek maliyetli olabilir. İş ortaklarımız ile yaşadığımız tecrübe ve kendilerinin daha önce yaşadığı problemler dikkate alınarak bu yazımızda SAP destek maliyetinin nasıl düşürülebileceğinden bahsedeceğiz.

Sistemde Anahtar Kullanıcı Olması

İlgili modülde anahtar kullanıcı olması, birden fazla kullanıcıdan gelen taleplerin bir kişide toplanması ve danışmana gelmeden sorunun çözülmesi veya benzer problemlerin daha kapsamlı ele alınarak bir defa çözümlenmesi destek maliyetleri düşebilir.

Kullanıcının Modül Eğitimlerine Katılması ve Kullanıcı Dokümanı

Kullanılan modül ile ilgili eğitim alınması, şirketin kendi SAP süreçlerini kullanırken kullanıcı hatalarını azaltacaktır. Süreçler ve basit uyarlamalar ile ilgili doküman bulunması ise bir sorun ile karşılaşıldığı veya o an ne yapılması bilinemediği zaman destek talebi oluşturmadan önce doküman inceletilip sorunun çözülmesini sağlanabilir.

Etkin Yönetebilen Talep Sistemi

Öncelik ve ihtiyaç durumuna göre etkin yönetebilen bir sistemin olması, bir talebin gerçekten o an ihtiyaç duyulan veya önceliklendirilmesi gereken bir talep olup olmadığını inceleyebilir. Benzer taleplerin neden birden fazla defa açıldığı ve sürekli karşılaşılan bir sorun için kökten ve ileriye yönelik iyileştirme yapılması sağlanabilir.

SAP Standart Çözümlerinin Uygulanması

Bir hata veya ihtiyaç ile gelen talebin analiz edilip mümkün olduğunca SAP standartları ile çözüm sağlanması ve kullanıcının yönlendirilmesi, uzun vadede destek maliyetini azaltabilir. SAP Notları ise takip edilerek sisteme uygulanmalı ve sistemin güncel kalması sağlanmalıdır.

Yetkin Danışmanlar İle Çalışmak

Yetkin danışmanlar ile çalışmak, yapılan bir işin ilerleyen zamanlarda yeniden karşınıza çıkma olasılığını oldukça azaltacaktır. Doğru kurgulanmamış ve baştan sona yeni başlayan danışmanlar ile süreci ilerletmek veya bir şekilde bitirebilmek, proje sonrası çok fazla destek ihtiyacına sebep olabiliyor. Destek maliyetinin proje maliyetinin önüne geçtiği bile durumlarla karşı karşıya kalınabiliyor. Bu nedenle, yeni başlayan danışmanlar sistemde bulunmalı; ancak kendileri ile birlikte kıdemli danışmanların süreç içinde kalması, başta görünmesi ve sonradan da çıkmadan destek vermesi ve yol göstermesi oldukça önemlidir.

Yerinde Çalışma

Biriken destek taleplerini müşteri lokasyonunda kullanıcı ile yan yana çalışarak bir günden fazla sürecek çalışmalar, gün içinde tamamlanabilir.

Doğru Mimari

SAP, birden fazla şirketin tek sistemde kullanımı için oldukça uygundur. Ancak bir holding çatısı altında her şirketin aynı sistemi kullanmak zorunda değildir. Bu mimari en başta belirlenmelidir. Eğer şirket süreçleri farklıysa, sistemler ayrı olabilir ve bütçeler ayrı takip edilebilir. Aynı sistemde birden fazla şirketin ayrı süreç kullanması; şirket kodu, personel alanı, personel alt alanı gibi ayrımlar ile yönetilmesi, gelen bir talep için birden fazla kontrol ve çalışma yapılmasını gerektirecektir. Bu iş süreçlerinin mümkün olduğunca ortak yürütülmesi, yapılan çalışmaların daha kısa sürede çözülmesini ve gelebilecek isteklerin ayrı ayrı birden fazla talep yerine tek seferde gelmesini sağlayacaktır.

Kapsam ve Analizin Net Çıkartılması

Küçük bir destek talebi ya da büyük bir projede problem veya ihtiyaç net olarak çıkartılıp analiz edilmelidir. Yapılacak çalışmanın sınırlarının belirlenip kullanıcı ile mutabık kalınması, işin test ve teslim edilme süresini azaltacaktır.

Kullanıcı Kabul Testleri

Yapılan çalışmaların canlı sisteme alınmadan önce kullanıcılar tarafından test sisteminde test edilmelidir. Bu testler yapılmadan senaryolar belirlenip ilgili maddeler üzerinden gerçekleştirilmelidir. Sadece pozitif test yapmak, çalışmanın canlı sisteme alındıktan sonra başka bir senaryoda hata alınması ile yeniden destek talebi olarak gelecektir. Bu yüzden pozitif testler ile birlikte negatif testlerin de yapılması gerekmektedir. Yapılan çalışmanın nasıl olması kontrol edildiği gibi, nasıl olmaması gerektiği de kontrol edilmelidir.

Projede Ana Veri Hazırlığı

Proje canlı geçişlerinde ana verilerin sisteme aktarılması için danışmanın ilettiği formata uygun ve eksiksiz veri hazırlığı yapılmalıdır ve bu aktarım mümkünse bir defada bitmelidir. Canlı geçiş sonrası gelen hataların bir kısmı hatalı/eksik ana verilerden kaynaklanmaktadır.

Saygılarımla,

Uğurcan Kaplan

SAP HXM Kıdemli Danışmanı