SAP HXM, İnsan Kaynakları süreçlerini yönetmek için kullanılan bir ERP (Enterprise Resource Planning) yazılımıdır ve aşağıdaki alt modülden oluşmaktadır.
PA Personel İdaresi
PT Zaman Yönetimi
PY Bordro
OM Organizasyon Yönetimi
TE Eğitim Yönetimi
PB İşe Alım
TV Seyahat
PCP Personel Masraf Planlaması
PM Performans Yönetimi
QM Nitelik Yönetimi
CAQ Uygulamalar Arası Nitelikler
Bu yazımızda SAP HXM alt modülleri arasında önemli bir yere sahip olan bordro modülü ve Türkiye’de bordro modülü içerisinde aktif olarak kullanılan SGK işveren teşviklerinden bahsedeceğiz.
SAP HXM Bordro Modülü
SAP HXM Bordro Modülü, çalışanların maaşlarını ve işveren maliyetlerini hesaplamak, yasal gereksinimlere uygun raporlar oluşturmak ve personele ilişkin diğer tüm finansal ve yasal süreçleri otomatize etmek için kullanılmaktadır.
Teşvikler
SAP HXM Modülü, Türkiye’deki işveren teşviklerinin yönetimini kolaylaştırmak için çeşitli özellikler sunmaktadır. İnsan Kaynakları kullanıcıları bu özellikleri aktif ve doğru bir şekilde sisteme uygulayıp kullanmak için alanında uzmanlaşmış SAP HXM Modül danışmanlarından destek alırlar.
SGK işveren teşviklerinin SAP HXM modülünde ele alınması, genellikle aşağıdaki gibi olmaktadır.
- Teşviklerin Tanımlanması
Teşvikler, SAP HXM modülünde SGK işyerine karşılık gelen personel alt alanı bazında, ya da özel gruplara yönelik avantajları sağlamak amacıyla çalışan bazında uygulanmaktadır. Tanımlama işlemi SAP’nin Türkiye’ye özgü lokal tablo ve bilgi tiplerinden yapılmaktadır.
Örneğin 03294 – Sosyal Yardım ve Dayanışma Teşvikinden faydalanacak bir çalışan için çalışanın 0769 numaralı Vergi ve SGK bilgileri bilgi tipinden kanun numarası alanına 03294 kanun numarası tanımlanarak bordroda ilgili teşvik hesaplamalarının gerçekleştirilmesi sağlanabilir.
Ayrıca yeni çıkan teşviklerin SAP sistemine uygulanması için SAP Türkiye teşvikin içeriğini anlatan ve sisteme uygulamak için yapılması gerekenleri içeren bir doküman paylaşmaktadır. SAP HXM modül danışmanları SAP Türkiye’nin yayınladığı SAP Note olarak ifade edilen dokümanı SAP sistemine uygulayarak ihtiyaç duyan işletmelerin ilgili teşviklerden faydalanmasını sağlarlar.
- Çalışan ve İşletme Bilgilerinin Güncellenmesi
Bilindiği üzere işletmelerin SGK işveren teşviklerinden yararlanması için çalışanların ve işletmelerin bazı özel koşulları sağlaması gerekmektedir. Bu koşullar, çalışanın sigortalılık geçmişi, işe alınma tarihi, işyeri tehlike sınıfı gibi bilgileri içerebilir. Bu bilgiler SAP HXM modülünde çalışanların personel kartlarında ve lokalizasyon tablolarında saklanır, ihtiyaç duyuldukça güncellenir.
- Bordro Hesaplamaları
SAP HXM modülü, Türkiye lokalizasyonuna özel fonksiyonlar ile teşviklerin bordro hesaplamalarında doğru bir şekilde hesaplanarak çıkmasını sağlamaktadır. İşletmelerin tercihleri doğrultusunda hesaplanan teşvik tutarları SAP HXM modül danışmanları tarafından bordro şemasına yazılan belirli kurallar ile SGK işveren payından düşülerek ya da işveren payına dahil edilerek gösterilebilir. SGK işveren primi ve teşvik tutarları bordro çıktısında ayrı kalemler olarak gösterileceği için raporlamak daha kolay bir hale gelmektedir.
- Raporlama ve Beyanname Hazırlığı
SAP HXM modülü ile teşvik raporları ve beyanname paketleri girilen veriler doğrultusunda hızlı bir şekilde hazırlanabilmektedir. Teşviklerin kullanımını takip etmek ve yasal gereksinimlere uygun beyannameleri zamanında bildirmek için bu raporlar oldukça önemlidir.
- Yasal Değişikliklerin Güncellenmesi
Türkiye’de SGK işveren teşvikleri zaman zaman değişebilmektedir. SAP HXM modülü, bu tür yasal değişikliklere uyum sağlamak için düzenli olarak güncellenir ve kullanıcılarına yeni teşvikler hakkında notlar yayınlayarak sistemsel bilgi verir.
- SAP HXM’de SGK İşveren Teşviklerinin Hesaplanması ve Uygulanmasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
- SAP’nin düzenli olarak yayınladığı SAP Note’ların takip edilerek sistemin güncel tutulması gerekmektedir. Bu notlar takip edilip sistem güncel tutulduğunda yeni yasal düzenlemelerin uygulanması için sistemde bulunması gereken ön koşullar sağlanmış olur ve SAP standartlarına bağlı kalarak yeni yasal düzenlemeler kolayca sisteme uygulanabilir.
- Sistemde bulunan çarşaf icmal, kapak icmal vb. raporlarda teşviklerin gösterimi aynı mantıkta olmalıdır. Bu durum kıyaslama kolaylığı, tutarlılık, veri analiz kolaylığı gibi faydalar sağlayacaktır.
- Teşvikler dış sistemlerde hesaplanıyor ve SAP’ye sonradan aktarılıyorsa aktarımın ardından bordro çalıştırma işlemi kesinlikle unutulmamalıdır.
- Sisteminizde SGK tahakkuk fişi ve muhasebe ile mutabık kalmanızı kolaylaştıracak bir teşvik raporu bulunmalıdır. Örneğin kapak icmal’e muhasebe entegrasyonunda teşvik tutarlarının gönderildiği hesapların getirilmesi bir kontrol aracı olabilmektedir. İş ortaklarımızın talepleri doğrultusunda geliştirdiğimiz bildirge kontrol raporu adındaki raporumuz ile belge kodu ve kanun numarası bazında raporlamalar yapılabilmektedir.
Bu yazıda SAP HXM bordro modülü ile SGK işveren teşvikleri ilişkisini inceledik. SGK işveren teşviklerinin SAP HXM modülünde nasıl tanımlanabileceğini, bordro hesaplamalarının ve raporlamalarının nasıl olabileceğini ayrıca yeni çıkan teşviklerin sisteme nasıl uygulanabileceğini temel düzeyde ele aldık. Umarım sizler için de faydalı olmuştur.
Özetle:
SAP HXM Bordro Modülü, çalışan maaşlarını ve işveren maliyetlerini hesaplar
Teşviklerin Tanımlanması ve Güncellenmesi, SAP HXM modülü ile yapılır
Bordro Hesaplamaları, doğru ve kolay raporlama sağlar
Yasal Değişikliklere Uyum, düzenli güncellemelerle sağlanır
SGK İşveren Teşvik Yönetimi, etkin şekilde yapılır
Raporlama ve Beyanname Hazırlığı, hızlı ve doğru yapılır
Yeni Teşviklerin Uygulanması, SAP Note’lar takip edilerek gerçekleştirilir
Saygılarımla,
Furkan Pezük
SAP HXM Team Lead